Σύνδεσμος Xero (API) - Συγχρονισμός

Σημαντικό: Ο σύνδεσμος Xero (API) είναι ένα προαιρετικό πρόσθετο επί πληρωμή.

Για περισσότερες πληροφορίες, παρακαλώ επικοινωνήστε με [email protected]

Αυτό το άρθρο θα σας καθοδηγήσει στο πώς να συνδέσετε το Zedonk με το Xero και πώς να εκτελέσετε τον πρώτο σας συγχρονισμό.

#Σύνδεση με το Xero

#Συνδεθείτε στο Xero

#Εισάγετε το όνομα χρήστη/email σας και τον κωδικό πρόσβασης στο Xero, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο [Σύνδεση]

#Κάντε κλικ στο [Επιτρέψτε την πρόσβαση]

Συμβουλή: Λόγω μέτρων ασφαλείας με το API του Xero, θα χρειαστεί να συνδεθείτε μετά από κάθε συγχρονισμό που εκτελείτε στο σύνδεσμο.

#Κάντε κλικ στο [Δοκιμή Σύνδεσης] για να δοκιμάσετε τη σύνδεση μεταξύ Zedonk και Xero

Τα 'Αποτελέσματα Δοκιμής Σύνδεσης' θα δείξουν αν η δοκιμή ήταν επιτυχής:

#Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το Xero πριν τον πρώτο σας συγχρονισμό από το Zedonk

Σημαντικό: Είναι πολύ σημαντικό να σημειωθεί ότι τα Ονόματα Πελατών στο Zedonk και το Xero πρέπει να ταιριάζουν ακριβώς.

Επίσης, οι Κωδικοί Λογαριασμών στο Zedonk και οι Κωδικοί Πελατών στο Xero πρέπει να ταιριάζουν ακριβώς.

1. Συγκρίνετε χειροκίνητα τα Ονόματα Πελατών και τους Κωδικούς Λογαριασμών στο Zedonk με τους αντίστοιχους Κωδικούς Λογαριασμών στο Xero για να διασφαλίσετε ότι ταιριάζουν.
2. Ενεργοποιήστε την εργασία 'Έλεγχος Υπαρχόντων Πελατών' μόνο για τον πρώτο συγχρονισμό, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο [Συγχρονισμός]

Αυτό θα έχει δημιουργήσει μια σύνδεση μεταξύ των αντίστοιχων εγγραφών.

Τώρα, οποιοιδήποτε νέοι Πελάτες στο Zedonk που δεν υπάρχουν στο Xero μπορούν να εξαχθούν.

Εκτελέστε μόνο την εργασία 'Εξαγωγή Πελατών', και στη συνέχεια κάντε κλικ στο [Συγχρονισμός]

Οποιοιδήποτε πελάτες στο Zedonk με ονόματα/κωδικούς λογαριασμών που δεν υπάρχουν στο Xero θα δημιουργηθούν ως νέες εγγραφές Πελατών στο Xero.

1. Εκτελέστε έναν χειροκίνητο έλεγχο των Ονομάτων Πελατών και Κωδικών Λογαριασμών (Zedonk) με τους Κωδικούς Λογαριασμών (Xero) για να ταιριάξουν
2. Εκτελέστε μια εργασία Έλεγχος Υπαρχόντων Πελατών μόνο για τον πρώτο συγχρονισμό:

#Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει το Xero πριν τον πρώτο σας συγχρονισμό από το Zedonk

Σημαντικό: Είναι πολύ σημαντικό να σημειωθεί ότι τα Ονόματα Πελατών στο Zedonk και το Xero πρέπει να ταιριάζουν ακριβώς.

Επίσης, οι Κωδικοί Λογαριασμών στο Zedonk και οι Κωδικοί Πελατών στο Xero πρέπει να ταιριάζουν ακριβώς.

Ο πρώτος σας συγχρονισμός θα πρέπει να περιλαμβάνει τόσο τις εργασίες 'Εξαγωγή Πελατών' όσο και 'Έλεγχος Υπαρχόντων Πελατών'.

Παρακαλώ εκτελέστε όπως υποδεικνύεται παρακάτω:

#Σύνδεσμος Xero: Ανασκόπηση και Επίλυση Σφαλμάτων Εξαγωγής Πελατών

Συμβουλή: Αν συγχρονίσετε τιμολόγια για πρώτη φορά, μπορεί να παρατηρήσετε το ακόλουθο σφάλμα:

• (Μήνυμα) Επεξεργασία Τιμολογίων (με Γενικά προϊόντα)...
• (Σφάλμα) Το δεδομένο κλειδί δεν ήταν παρόν στο λεξικό.

Αγνοήστε το μήνυμα σφάλματος, κάντε κλικ στο [Σύνδεση με το Xero] και στη συνέχεια κάντε κλικ στο [Συγχρονισμός] ξανά και δεν θα πρέπει να δείτε το σφάλμα.

Μετά από μια εξαγωγή, μπορείτε να εξετάσετε τυχόν σφάλματα στην περιοχή Αποτελέσματα Εξαγωγής. Αν μια εγγραφή πελάτη δεν δημιουργηθεί στο Xero, συχνά οφείλεται σε λανθασμένη μορφή διεύθυνσης email. Διαβάστε τα Αποτελέσματα Εξαγωγής για να βρείτε τυχόν εξαιρέσεις, και στη συνέχεια τροποποιήστε τα στοιχεία του πελάτη στο Zedonk πριν εκτελέσετε έναν άλλο συγχρονισμό. Αν δεν είστε βέβαιοι για κάποιο σφάλμα, μπορείτε να αντιγράψετε τα πλήρη αποτελέσματα εξαγωγής και να τα στείλετε στο helpdesk μας.

Για εγγραφές πελατών που εξήχθησαν πρόσφατα από το Zedonk, το Xero θα εφαρμόσει αυτόματα ένα μοναδικό πρόθεμα σε υπάρχοντες ή κενές κωδικούς λογαριασμού για να αποφύγει διπλότυπα. Για παράδειγμα, ένας κωδικός μπορεί να εμφανιστεί ως Z_000000_XXXXXX. Για να διασφαλίσετε ότι τα συστήματά σας ταιριάζουν, πρέπει να αντιγράψετε αυτόν τον νέο, μοναδικό κωδικό από το Xero πίσω στο πεδίο κωδικού λογαριασμού του πελάτη στο Zedonk. Αυτό είναι ένα κρίσιμο βήμα για να διασφαλίσετε ότι τα μελλοντικά τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα μπορούν να εξαχθούν σωστά.

#Τώρα που βλέπετε πώς λειτουργεί, μπορείτε να εξάγετε τα έγγραφά σας όπως απαιτείται.

1. Εξαγωγή Πελατών και Έλεγχος Υπαρχόντων Πελατών - Επιλέξτε αυτή την επιλογή για να εξάγετε, δημιουργήσετε και/ή ελέγξετε τις εγγραφές πελατών του Zedonk έναντι του Xero. Είναι απαραίτητο ο πελάτης να υπάρχει ήδη στο Xero για να λάβει έγγραφα, και το όνομα πελάτη στο Zedonk είναι το ελεγχόμενο για τον συγχρονισμό.
2. Εξαγωγή Τιμολογίων, Πρώτο Τιμολόγιο και Τελευταίο Τιμολόγιο - Επιλέξτε αυτές τις επιλογές για να δημιουργήσετε τιμολόγια στο Xero. Μπορείτε να φιλτράρετε με συγκεκριμένο εύρος αριθμών που πρέπει να ταιριάζουν με τους αριθμούς εγγράφων τιμολογίου σας από το Zedonk. Εναλλακτικά, μπορείτε να εισάγετε ένα εύρος όπως 00000 - 99990 για να εξάγετε μόνο με βάση την ημερομηνία τροποποίησης. Σημείωση: Ο αριθμός των '9' πρέπει να ταιριάζει με τον αριθμό των ψηφίων στα έγγραφά σας (π.χ., αν το τιμολόγιό σας είναι 2019001, θα εισάγετε 9999999).
3. Εξαγωγή Πιστωτικών Σημειωμάτων, Πρώτο Πιστωτικό Σημείωμα και Τελευταίο Πιστωτικό Σημείωμα - Επιλέξτε αυτές τις επιλογές για να δημιουργήσετε Πιστωτικά Σημειώματα στο Xero. Μπορείτε να φιλτράρετε με συγκεκριμένο εύρος αριθμών που πρέπει να ταιριάζουν με τους αριθμούς εγγράφων πιστωτικού σημειώματος σας από το Zedonk. Εναλλακτικά, μπορείτε να εισάγετε ένα εύρος όπως 00000 - 99990 για να εξάγετε μόνο με βάση την ημερομηνία τροποποίησης. Σημείωση: Ο αριθμός των '9' πρέπει να ταιριάζει με τον αριθμό των ψηφίων στα έγγραφά σας (π.χ., αν το τιμολόγιό σας είναι 2019001, θα εισάγετε 9999999).
4. Ξεκλείδωτα Έγγραφα και Κλειδωμένα Έγγραφα - Επιλέξτε να εξάγετε είτε ξεκλείδωτα είτε κλειδωμένα έγγραφα, ή και τα δύο. Μπορείτε να κλειδώσετε έγγραφα στο Zedonk για να αποτρέψετε χρήστες από το να κάνουν περαιτέρω τροποποιήσεις.
5. Τροποποιημένα Στις Ή Μετά - Προσθέστε ένα φίλτρο ημερομηνίας για να εξάγετε μόνο έγγραφα που δημιουργήθηκαν ή τροποποιήθηκαν στις ή μετά από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Αυτό είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για την ευθυγράμμιση με ημερομηνίες υποβολής φόρου πωλήσεων ή υποβολές τέλους έτους, καθώς μπορεί να ταιριάζει με τις ημερομηνίες κλειδώματος στον λογαριασμό σας στο Xero.
6. Αποθήκευση - Για να αποφύγετε την επανάληψη των επιλογών σας και για να διασφαλίσετε ότι η τελευταία ημερομηνία που επιλέξατε είναι ορατή, φροντίστε να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις εξαγωγής σας.

#Κάντε κλικ στο [Συγχρονισμός]

#Παράδειγμα

Σε αυτό το παράδειγμα, οι Ρυθμίσεις Εξαγωγής είναι ρυθμισμένες να συγχρονίζουν κλειδωμένα και ξεκλείδωτα τιμολόγια, που δημιουργήθηκαν ή τροποποιήθηκαν μετά την 1η Οκτωβρίου 2016.

Ανασκοπήστε τα αποτελέσματα, τα οποία θα δείξουν επιτυχημένες εγγραφές.

Αν αντιμετωπίσετε οποιαδήποτε μηνύματα σφάλματος, διαβάστε αυτό το άρθρο.

Οι ανενεργές εγγραφές δεν θα εξαχθούν:

#Στο Xero, τώρα έχετε ένα τιμολόγιο

1. Κωδικός Είδους - Το Γενικό Όνομα Προϊόντος που εισαγάγατε στις Ρυθμίσεις Διαμόρφωσης του Συνδέσμου Xero
2. Περιγραφή - Περίληψη του αριθμού προϊόντων στο τιμολόγιο/πιστωτικό σημείωμα
3. Λογαριασμός - Το Ονομαστικό Όνομα Λογαριασμού που εισαγάγατε στις Ρυθμίσεις Διαμόρφωσης του Συνδέσμου Xero
4. Φορολογικός Συντελεστής - επιβεβαιώνει τον φορολογικό συντελεστή σύμφωνα με το τιμολόγιο
5. Επιλογή Παρακολούθησης 1 - Η Επιλογή Παρακολούθησης 1 ορίζεται στις Ρυθμίσεις Διαμόρφωσης του Συνδέσμου Xero
6. Επιλογή Παρακολούθησης 2 - Η Επιλογή Παρακολούθησης 2 ορίζεται στις Ρυθμίσεις Διαμόρφωσης του Συνδέσμου Xero
7. PDF - PDF του τιμολογίου/πιστωτικού σημειώματος που ανέβηκε από το Zedonk
8. Ημερομηνία Λήξης - Αυτό το πεδίο θα συμπληρωθεί αν έχετε εισάγει μια 'ημερομηνία λήξης πληρωμής' στο τιμολόγιο στο Zedonk