Quan trọng: Kết nối Xero (API) là một tiện ích trả phí tùy chọn.
Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ [email protected]
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách kết nối Zedonk với Xero và cách thực hiện đồng bộ đầu tiên của bạn.
Kết nối với Xero
Đăng nhập vào Xero
Nhập tên người dùng/email và mật khẩu Xero của bạn, sau đó nhấp vào [Đăng nhập]
Nhấp vào [Cho phép truy cập]
Mẹo: Do các biện pháp bảo mật của API Xero, bạn sẽ cần đăng nhập sau mỗi lần đồng bộ bạn thực hiện trên trình kết nối.
Nhấp vào [Kiểm tra kết nối] để kiểm tra kết nối giữa Zedonk và Xero
Kết quả 'Kiểm tra kết nối' sẽ cho biết liệu kiểm tra có thành công hay không:
Nếu bạn đã sử dụng Xero trước khi thực hiện đồng bộ đầu tiên từ Zedonk
Quan trọng: Điều rất quan trọng là phải lưu ý rằng Tên Khách hàng trong Zedonk và Xero phải khớp nhau một cách chính xác.
Cũng như Mã Tài khoản trong Zedonk và Mã Khách hàng trong Xero phải khớp nhau một cách chính xác.
- Tham chiếu chéo thủ công Tên Khách hàng và Mã Tài khoản trong Zedonk với Mã Tài khoản tương ứng của họ trong Xero để đảm bảo khớp.
- Kích hoạt tác vụ 'Kiểm tra Khách hàng Hiện có' chỉ cho lần đồng bộ đầu tiên, sau đó nhấp vào [Đồng bộ hóa]
Điều này sẽ tạo ra một liên kết giữa các bản ghi khớp nhau.
Bây giờ, bất kỳ Khách hàng mới nào trong Zedonk mà không tồn tại trong Xero có thể được xuất.
Thực hiện chỉ tác vụ 'Xuất Khách hàng', sau đó nhấp vào [Đồng bộ hóa]
Bất kỳ khách hàng nào trong Zedonk có tên/mã tài khoản không tồn tại trong Xero sẽ được tạo thành bản ghi Khách hàng mới trong Xero.
- Thực hiện kiểm tra thủ công Tên Khách hàng và Mã Tài khoản (Zedonk) với Mã Tài khoản (Xero) để khớp
- Thực hiện tác vụ Kiểm tra Khách hàng Hiện có chỉ cho lần đồng bộ đầu tiên:
Nếu bạn chưa sử dụng Xero trước khi thực hiện đồng bộ đầu tiên từ Zedonk
Quan trọng: Điều rất quan trọng là phải lưu ý rằng Tên Khách hàng trong Zedonk và Xero phải khớp nhau một cách chính xác.
Cũng như Mã Tài khoản trong Zedonk và Mã Khách hàng trong Xero phải khớp nhau một cách chính xác.
Đồng bộ đầu tiên của bạn nên bao gồm cả tác vụ 'Xuất Khách hàng' và 'Kiểm tra Khách hàng Hiện có'.
Vui lòng thực hiện như được chỉ dẫn dưới đây:
Kết nối Xero: Xem xét và Giải quyết Lỗi Xuất Khách hàng
Mẹo: Nếu bạn đồng bộ hóa hóa đơn lần đầu tiên, bạn có thể nhận thấy lỗi sau:
- (Thông báo) Xử lý Hóa đơn (với sản phẩm chung)...
- (Lỗi) Khóa được cung cấp không có trong từ điển.
Bỏ qua thông báo lỗi, nhấp vào [Kết nối với Xero] sau đó nhấp vào [Đồng bộ hóa] lại và bạn sẽ không còn thấy lỗi nữa.
Sau khi xuất, bạn có thể xem xét bất kỳ lỗi nào trong khu vực Kết quả Xuất. Nếu bản ghi của một khách hàng không được tạo trong Xero, thường là do định dạng địa chỉ email không chính xác. Đọc qua Kết quả Xuất để tìm bất kỳ ngoại lệ nào, sau đó sửa đổi chi tiết khách hàng trong Zedonk trước khi thực hiện đồng bộ hóa khác. Nếu bạn không chắc chắn về bất kỳ lỗi nào, bạn có thể sao chép toàn bộ kết quả xuất và gửi chúng đến bộ phận hỗ trợ của chúng tôi.
Đối với các bản ghi khách hàng mới được xuất từ Zedonk, Xero sẽ tự động áp dụng một tiền tố duy nhất cho các mã tài khoản hiện có hoặc trống để tránh trùng lặp. Ví dụ, một mã có thể xuất hiện dưới dạng Z_000000_XXXXXX. Để đảm bảo hệ thống của bạn khớp nhau, bạn phải sao chép mã mới, duy nhất này từ Xero vào trường mã tài khoản của khách hàng trong Zedonk. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo hóa đơn và ghi chú tín dụng trong tương lai có thể xuất đúng cách.
Bây giờ bạn đã thấy cách nó hoạt động, bạn có thể xuất tài liệu của mình khi cần.
- Xuất Khách hàng và Kiểm tra Khách hàng Hiện có - Chọn tùy chọn này để xuất, tạo và/hoặc kiểm tra bản ghi khách hàng Zedonk với Xero. Điều quan trọng là khách hàng đã tồn tại trong Xero để nhận tài liệu, và tên khách hàng trong Zedonk là tên kiểm soát cho đồng bộ hóa.
- Xuất Hóa đơn, Hóa đơn Đầu tiên và Hóa đơn Cuối cùng - Đánh dấu các tùy chọn này để tạo hóa đơn trong Xero. Bạn có thể lọc theo một phạm vi số cụ thể mà nên khớp với số tài liệu hóa đơn của bạn từ Zedonk. Ngoài ra, bạn có thể nhập một phạm vi như 00000 - 99990 để xuất dựa trên ngày sửa đổi duy nhất. Lưu ý: Số lượng '9' phải khớp với số chữ số trong tài liệu của bạn (ví dụ: nếu hóa đơn của bạn là 2019001, bạn sẽ nhập 9999999).
- Xuất Ghi chú Tín dụng, Ghi chú Tín dụng Đầu tiên và Ghi chú Tín dụng Cuối cùng - Đánh dấu các tùy chọn này để tạo Ghi chú Tín dụng trong Xero. Bạn có thể lọc theo một phạm vi số cụ thể mà nên khớp với số tài liệu ghi chú tín dụng của bạn từ Zedonk. Ngoài ra, bạn có thể nhập một phạm vi như 00000 - 99990 để xuất dựa trên ngày sửa đổi duy nhất. Lưu ý: Số lượng '9' phải khớp với số chữ số trong tài liệu của bạn (ví dụ: nếu hóa đơn của bạn là 2019001, bạn sẽ nhập 9999999).
- Tài liệu Mở khóa và Tài liệu Khóa - Chọn để xuất hoặc tài liệu mở khóa hoặc tài liệu khóa, hoặc cả hai. Bạn có thể khóa tài liệu trong Zedonk để ngăn người dùng thực hiện các sửa đổi tiếp theo.
- Sửa đổi Vào hoặc Sau - Thêm một bộ lọc ngày để chỉ xuất các tài liệu được tạo hoặc sửa đổi vào hoặc sau một ngày cụ thể. Đây là một công cụ hữu ích để đồng bộ với ngày nộp thuế bán hàng hoặc nộp cuối năm, vì nó có thể khớp với ngày khóa trong tài khoản Xero của bạn.
- Lưu - Để tránh lặp lại lựa chọn của bạn và để đảm bảo ngày cuối cùng bạn chọn là hiển thị, hãy chắc chắn lưu cài đặt xuất của bạn.
Nhấp vào [Đồng bộ hóa]
Ví dụ
Trong ví dụ này, Cài đặt Xuất được đặt để đồng bộ hóa hóa đơn đã khóa và chưa khóa, được tạo hoặc sửa đổi sau ngày 1 tháng 10 năm 2016.
Xem xét kết quả, kết quả sẽ hiển thị các mục nhập thành công.
Nếu bạn gặp bất kỳ thông báo lỗi nào, đọc bài viết này.
Các bản ghi không hoạt động sẽ không được xuất:
Trong Xero, bạn bây giờ có một hóa đơn
- Mã Mặt hàng - Tên Sản phẩm Chung bạn đã nhập trong Cài đặt Cấu hình Kết nối Xero
- Mô tả - Tóm tắt số lượng sản phẩm trên hóa đơn/ghi chú tín dụng
- Tài khoản - Tên Tài khoản Danh nghĩa bạn đã nhập trong Cài đặt Cấu hình Kết nối Xero
- Thuế suất - xác nhận thuế suất theo hóa đơn
- Tùy chọn Theo dõi 1 - Tùy chọn Theo dõi 1 được định nghĩa trong Cài đặt Cấu hình Kết nối Xero
- Tùy chọn Theo dõi 2 - Tùy chọn Theo dõi 2 được định nghĩa trong Cài đặt Cấu hình Kết nối Xero
- PDF - PDF của hóa đơn/ghi chú tín dụng được tải lên từ Zedonk
- Ngày đến hạn - Trường này sẽ được điền nếu bạn đã nhập 'ngày đến hạn thanh toán' trên hóa đơn trong Zedonk