QuickBooks Connector
Wichtig: QuickBooks Connector (API) ist ein optionales Modul.
Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte [email protected]
Konfigurieren Sie Ihre Synchronisierungseinstellungen
Bevor Sie die Synchronisation starten, wählen Sie bitte die benötigten Optionen aus der untenstehenden Liste aus und klicken Sie auf 'Einstellungen speichern'.
- Kundenaufzeichnungen exportieren: Aktivieren Sie dieses Kästchen, um Kundenaufzeichnungen mit QuickBooks zu exportieren, zu erstellen und/oder zu überprüfen. Denken Sie daran, dass ein Kunde in QuickBooks existieren muss, um Dokumente zu erhalten. Der Kundenname wird in Zedonk im Kundenmodul definiert.
- Rechnungen exportieren: Aktivieren, um Rechnungen in QuickBooks zu erstellen. Sie können nach einer Auswahl von Nummern filtern, die mit Ihren Zedonk-Rechnungsnummern übereinstimmen sollten, oder Sie können 00000 - 99999 eingeben, wenn Sie nur das Änderungsdatum verwenden. Bitte beachten: Die Anzahl der '9's muss mit der Anzahl der Ziffern in Ihren Rechnungen übereinstimmen (z.B. für Rechnung 2019001 würden Sie 9999999 eingeben).
- Gutschriften exportieren: Aktivieren, um Gutschriften in QuickBooks zu erstellen. Ähnlich wie bei Rechnungen können Sie nach einer Auswahl von Nummern filtern, um Ihre Gutschriftsnummern abzugleichen, oder nur einen Datumsfilter verwenden. Bitte beachten: Die Anzahl der '9's muss mit der Anzahl der Ziffern in Ihren Gutschriften übereinstimmen.
- Dokumenten-Sperrstatus: Wählen Sie, ob nur entsperrte Dokumente, nur gesperrte Dokumente oder beide exportiert werden sollen. Dokumente können in Zedonk gesperrt werden, um zu verhindern, dass Benutzer sie ändern. Mindestens eine dieser Optionen muss ausgewählt werden, um Ihre Dokumente zu exportieren.
- Datumsfilter: Fügen Sie einen zusätzlichen Datumsfilter hinzu, um nur Dokumente zu exportieren, die an oder nach einem bestimmten Datum erstellt oder geändert wurden. Dies ist nützlich für die Abstimmung mit Umsatzsteuer-Einreichungsdaten oder Jahresend-Einreichungen und kann mit Ihren Abschlussdaten in QuickBooks abgeglichen werden.
- Saisons auswählen: Wählen Sie, ob Sie Rechnungen und Gutschriften aus 'Alle' Saisons oder aus einer bestimmten Saison in Ihrem System exportieren möchten.
- Kontenplan: Füllen Sie die Felder 'Verkauf von Produkteinnahmen' und 'Gewährte Rabatte' mit den Kontenplannamen aus QuickBooks aus. Wenn diese Felder leer bleiben, wird standardmäßig das erste 'Verkauf von Produkteinnahmen'-Konto in Ihrem QuickBooks-Konto verwendet.
- Klicken Sie auf [Speichern]
Hinweis: Sie müssen nicht alle oben genannten Optionen auswählen; Sie können auswählen, was exportiert werden soll, indem Sie die Kästchen aktivieren und/oder den Änderungsdatumsfilter verwenden.
Tipp: Es ist möglich, dass Sie eine Fehlermeldung erhalten, wenn Sie Ihre erste Synchronisation für Rechnungen/Gutschriften durchführen. Bitte ignorieren Sie dies und führen Sie die Synchronisation erneut aus, und es sollte korrekt funktionieren.
Synchronisation starten
Sobald alle Exporteinstellungen konfiguriert sind, fahren Sie fort, die Daten von Zedonk nach QuickBooks zu exportieren, indem Sie auf die Schaltfläche [Synchronisieren] klicken.
Nach einigen Minuten werden die Exporteergebnisse auf der rechten Seite angezeigt. Bitte überprüfen Sie diese auf eventuelle Fehler.
Wie Kundenadressen von Zedonk zu QuickBooks zugeordnet werden
- Zedonk: Kontoadresse > Quickbooks: Rechnungsadresse
- Zedonk: Lieferadresse > Quickbooks: Lieferadresse
Wenn mehrere 'Geschäftsadressen' im Kundenkonto in Zedonk vorhanden sind:
- Zedonk: Geschäft 1 > Quickbooks: Lieferadresse
- Zedonk: Geschäft 2 > Quickbooks: Rechnungsadresse
Nach der ersten Synchronisation: Überprüfung der Nominalgruppen
Nach der ersten Synchronisation: Überprüfung der Nominalgruppen
Dieser Prozess muss nur nach Ihrer ersten Synchronisation mit QuickBooks durchgeführt werden.
- Klicken Sie auf dem QuickBooks-Startbildschirm auf 'Verkäufe & Ausgaben' > 'Produkte und Dienstleistungen'.
Sie sehen dann die folgenden Optionen, die Sie eingerichtet haben:
- Zedonk Rabatt
- Zedonk Frachtkosten
- Zedonk Produkte
- Klicken Sie auf 'Bearbeiten' für jeden dieser Einträge, um deren Details zu bestätigen.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste unter 'Einnahmenkonto' die entsprechende Nominalgruppe aus und klicken Sie dann auf 'Speichern und schließen'. Wiederholen Sie diesen Vorgang für die Einträge 'Zedonk Frachtkosten' und 'Zedonk Rabatt'.
Nachdem Ihre erste Synchronisation durchgeführt wurde, können Sie Ihre Kundenaufzeichnungen, Rechnungen und/oder Gutschriften synchronisieren.
Fehlerbehebung
Überprüfen Sie die Exporteergebnisse
- Nur aktive Rechnungen und Gutschriften werden nach Xero exportiert, inaktive Rechnungen und Gutschriften werden ignoriert
- Beispiel eines in Quickbooks erstellten Datensatzes
- Fehler bei ungültiger E-Mail-Adresse in Zedonk