Viktigt: Xero Connector (API) är ett valfritt betalt tillägg.
För mer information, vänligen kontakta [email protected]
Denna artikel kommer att guida dig om hur du kopplar Zedonk till Xero och hur du utför din första synkronisering.
Anslut till Xero
Logga in på Xero
Ange ditt Xero-användarnamn/e-postadress och lösenord, klicka sedan på [Logga in]
Klicka på [Tillåt åtkomst]
Tips: På grund av säkerhetsåtgärder med Xeros API måste du logga in efter varje synkronisering du utför på anslutningen.
Klicka på [Testa anslutning] för att testa anslutningen mellan Zedonk och Xero
'Testanslutningsresultaten' visar om testet var framgångsrikt:
Om du har använt Xero innan din första synkronisering från Zedonk
Viktigt: Det är mycket viktigt att notera att kundnamn i Zedonk och Xero måste matcha exakt.
Likaså måste kontokoder i Zedonk och kundkoder i Xero matcha exakt.
- Manuellt jämföra kundnamn och kontokoder i Zedonk med deras motsvarande kontokoder i Xero för att säkerställa en matchning.
- Aktivera uppgiften 'Kontrollera befintliga kunder' endast för den första synkroniseringen, klicka sedan på [Synkronisera]
Detta kommer att ha skapat en länk mellan de matchande posterna.
Nu kan alla nya kunder i Zedonk som inte finns i Xero exporteras.
Utför endast uppgiften 'Exportera kunder', klicka sedan på [Synkronisera]
Alla kunder i Zedonk med namn/kontokoder som inte finns i Xero kommer att skapas som nya kundposter i Xero.
- Kör en manuell kontroll av kundnamn och kontokoder (Zedonk) med kontokoder (Xero) för att matcha
- Utför endast en kontroll av befintliga kunder för den första synkroniseringen:
Om du inte har använt Xero innan din första synkronisering från Zedonk
Viktigt: Det är mycket viktigt att notera att kundnamn i Zedonk och Xero måste matcha exakt.
Likaså måste kontokoder i Zedonk och kundkoder i Xero matcha exakt.
Din första synkronisering bör inkludera både uppgifterna 'Exportera kunder' och 'Kontrollera befintliga kunder'.
Vänligen utför enligt nedan:
Xero Connector: Granska och lösa kundexportfel
Tips: Om du synkroniserar fakturor för första gången någonsin kan du märka följande fel:
- (Meddelande) Bearbetar fakturor (med generiska produkter)...
- (Fel) Den angivna nyckeln fanns inte i ordboken.
Ignorera felmeddelandet, klicka på [Anslut till Xero] och klicka sedan på [Synkronisera] igen och du bör inte längre se felet.
Efter en export kan du granska eventuella fel i området Exportresultat. Om en kunds post inte skapas i Xero beror det ofta på ett felaktigt e-postadressformat. Läs igenom exportresultaten för att hitta eventuella undantag, ändra sedan kundens uppgifter i Zedonk innan du kör en ny synkronisering. Om du är osäker på något fel kan du kopiera hela exportresultaten och skicka dem till vår helpdesk.
För kundposter som nyligen exporterats från Zedonk kommer Xero automatiskt att tillämpa ett unikt prefix till befintliga eller tomma kontokoder för att undvika dubbletter. Till exempel kan en kod visas som Z_000000_XXXXXX. För att säkerställa att dina system matchar måste du kopiera denna nya, unika kod från Xero tillbaka till kundens kontokodfält i Zedonk. Detta är ett avgörande steg för att säkerställa att framtida fakturor och kreditnotor kan exporteras korrekt.
Nu ser du hur det fungerar, du kan exportera dina dokumentdata efter behov.
- Exportera kunder och Kontrollera befintliga kunder - Välj detta alternativ för att exportera, skapa och/eller kontrollera Zedonk-kundposter mot Xero. Det är viktigt att kunden redan finns i Xero för att ta emot dokument, och kundnamnet i Zedonk är det styrande för synkroniseringen.
- Exportera fakturor, Första fakturan och Sista fakturan - Markera dessa alternativ för att skapa fakturor i Xero. Du kan filtrera efter ett specifikt intervall av nummer som ska matcha dina fakturadokumentnummer från Zedonk. Alternativt kan du ange ett intervall som 00000 - 99990 för att exportera baserat på det ändrade datumet endast. Obs: Antalet '9'or måste matcha antalet siffror i dina dokument (t.ex. om din faktura är 2019001, skulle du ange 9999999).
- Exportera kreditnotor, Första kreditnotan och Sista kreditnotan - Markera dessa alternativ för att skapa kreditnotor i Xero. Du kan filtrera efter ett specifikt intervall av nummer som ska matcha dina kreditnotedokumentnummer från Zedonk. Alternativt kan du ange ett intervall som 00000 - 99990 för att exportera baserat på det ändrade datumet endast. Obs: Antalet '9'or måste matcha antalet siffror i dina dokument (t.ex. om din faktura är 2019001, skulle du ange 9999999).
- Olåsta dokument och Låsta dokument - Välj att exportera antingen olåsta eller låsta dokument, eller båda. Du kan låsa dokument i Zedonk för att förhindra användare från att göra ytterligare ändringar.
- Ändrad på eller efter - Lägg till ett datumfilter för att endast exportera dokument som skapades eller ändrades på eller efter ett specifikt datum. Detta är ett användbart verktyg för att stämma av med datum för momsdeklaration eller årsavslutningar, eftersom det kan matcha låsdatumen i ditt Xero-konto.
- Spara - För att undvika att upprepa dina val och för att säkerställa att det sista datumet du valde är synligt, var noga med att spara dina exportinställningar.
Klicka på [Synkronisera]
Exempel
I detta exempel är exportinställningarna inställda för att synkronisera låsta och olåsta fakturor, skapade eller ändrade efter den 1 oktober 2016.
Granska resultaten, som kommer att visa lyckade poster.
Om du stöter på några felmeddelanden, läs denna artikel.
Inaktiva poster kommer inte att exporteras:
I Xero, har du nu en faktura
- Artikelkod - Generiskt produktnamn du angav i Xero Connector-konfigurationsinställningarna
- Beskrivning - Sammanfattning av antalet produkter på fakturan/kreditnoten
- Konto - Nominellt kontonamn du angav i Xero Connector-konfigurationsinställningarna
- Skattesats - bekräftar skattesatsen enligt fakturan
- Spårningsalternativ 1 - Spårningsalternativ 1 definieras i Xero Connector-konfigurationsinställningarna
- Spårningsalternativ 2 - Spårningsalternativ 2 definieras i Xero Connector-konfigurationsinställningarna
- PDF - PDF av faktura/kreditnota uppladdad från Zedonk
- Förfallodatum - Detta fält fylls i om du har angett ett 'betalningsförfallodatum' på fakturan i Zedonk