Wichtig: Xero Connector (API) ist ein optionales kostenpflichtiges Add-on.
Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte [email protected]
Dieser Artikel führt Sie durch die Verbindung von Zedonk mit Xero und wie Sie Ihre erste Synchronisation durchführen.
Mit Xero verbinden
Bei Xero einloggen
Geben Sie Ihren Xero-Benutzernamen/E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie dann auf [Einloggen]
Klicken Sie auf [Zugriff erlauben]
Tipp: Aufgrund von Sicherheitsmaßnahmen bei der Xero-API müssen Sie sich nach jeder Synchronisation, die Sie mit dem Connector durchführen, erneut einloggen.
Klicken Sie auf [Verbindung testen], um die Verbindung zwischen Zedonk und Xero zu testen
Die 'Testergebnisse der Verbindung' zeigen, ob der Test erfolgreich war:
Wenn Sie Xero vor Ihrer ersten Synchronisation von Zedonk verwendet haben
Wichtig: Es ist sehr wichtig zu beachten, dass Kundennamen in Zedonk und Xero identisch übereinstimmen müssen.
Ebenso müssen Kontocodes in Zedonk und Kundencodes in Xero identisch übereinstimmen.
- Vergleichen Sie manuell die Kundennamen und Kontocodes in Zedonk mit den entsprechenden Kontocodes in Xero, um eine Übereinstimmung sicherzustellen.
- Aktivieren Sie die Aufgabe 'Bestehende Kunden überprüfen' nur für die erste Synchronisation und klicken Sie dann auf [Synchronisieren]
Dies wird eine Verbindung zwischen den übereinstimmenden Datensätzen erstellt haben.
Jetzt können alle neuen Kunden in Zedonk, die nicht in Xero existieren, exportiert werden.
Führen Sie nur die Aufgabe 'Kunden exportieren' aus und klicken Sie dann auf [Synchronisieren]
Alle Kunden in Zedonk mit Namen/Kontocodes, die in Xero nicht existieren, werden als neue Kunden-Datensätze in Xero erstellt.
- Führen Sie einen manuellen Abgleich der Kundennamen und Kontocodes (Zedonk) mit den Kontocodes (Xero) durch, um eine Übereinstimmung zu erzielen
- Führen Sie nur für die erste Synchronisation eine Aufgabe zur Überprüfung bestehender Kunden aus:
Wenn Sie Xero vor Ihrer ersten Synchronisation von Zedonk nicht verwendet haben
Wichtig: Es ist sehr wichtig zu beachten, dass Kundennamen in Zedonk und Xero identisch übereinstimmen müssen.
Ebenso müssen Kontocodes in Zedonk und Kundencodes in Xero identisch übereinstimmen.
Ihre erste Synchronisation sollte sowohl die Aufgaben 'Kunden exportieren' als auch 'Bestehende Kunden überprüfen' enthalten.
Führen Sie die Aktionen wie unten angegeben aus:
Xero Connector: Überprüfung und Behebung von Fehlern beim Kundenexport
Tipp: Wenn Sie zum ersten Mal Rechnungen synchronisieren, können Sie den folgenden Fehler bemerken:
- (Nachricht) Verarbeitung von Rechnungen (mit generischen Produkten)...
- (Fehler) Der angegebene Schlüssel war nicht im Wörterbuch vorhanden.
Ignorieren Sie die Fehlermeldung, klicken Sie auf [Mit Xero verbinden] und dann erneut auf [Synchronisieren], und Sie sollten den Fehler nicht mehr sehen.
Nach einem Export können Sie alle Fehler im Bereich Exporteergebnisse überprüfen. Wenn ein Kunden-Datensatz nicht in Xero erstellt wird, liegt dies oft an einem falschen E-Mail-Adressformat. Lesen Sie die Exporteergebnisse durch, um Ausnahmen zu finden, und ändern Sie dann die Kundendetails in Zedonk, bevor Sie eine weitere Synchronisation durchführen. Wenn Sie sich bei einem Fehler unsicher sind, können Sie die vollständigen Exporteergebnisse kopieren und an unseren Helpdesk senden.
Für neu aus Zedonk exportierte Kundendatensätze wird Xero automatisch ein einzigartiges Präfix auf bestehende oder leere Kontocodes anwenden, um Duplikate zu vermeiden. Ein Code könnte zum Beispiel als Z_000000_XXXXXX erscheinen. Um sicherzustellen, dass Ihre Systeme übereinstimmen, müssen Sie diesen neuen, einzigartigen Code aus Xero zurück in das Kontocode-Feld des Kunden in Zedonk kopieren. Dies ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass zukünftige Rechnungen und Gutschriften korrekt exportiert werden können.
Jetzt, da Sie sehen, wie es funktioniert, können Sie Ihre Dokumente nach Bedarf exportieren.
- Kunden exportieren und Bestehende Kunden überprüfen - Wählen Sie diese Option, um Zedonk-Kundendatensätze gegen Xero zu exportieren, zu erstellen und/oder zu überprüfen. Es ist wichtig, dass der Kunde bereits in Xero existiert, um Dokumente zu erhalten, und der Kundenname in Zedonk ist der steuernde für die Synchronisation.
- Rechnungen exportieren, Erste Rechnung und Letzte Rechnung - Aktivieren Sie diese Optionen, um Rechnungen in Xero zu erstellen. Sie können nach einem bestimmten Zahlenbereich filtern, der mit Ihren Rechnungsdokumentnummern aus Zedonk übereinstimmen sollte. Alternativ können Sie einen Bereich wie 00000 - 99990 eingeben, um nur basierend auf dem Änderungsdatum zu exportieren. Hinweis: Die Anzahl der '9er' muss mit der Anzahl der Ziffern in Ihren Dokumenten übereinstimmen (z. B. wenn Ihre Rechnung 2019001 ist, würden Sie 9999999 eingeben).
- Gutschriften exportieren, Erste Gutschrift und Letzte Gutschrift - Aktivieren Sie diese Optionen, um Gutschriften in Xero zu erstellen. Sie können nach einem bestimmten Zahlenbereich filtern, der mit Ihren Gutschriftsdokumentnummern aus Zedonk übereinstimmen sollte. Alternativ können Sie einen Bereich wie 00000 - 99990 eingeben, um nur basierend auf dem Änderungsdatum zu exportieren. Hinweis: Die Anzahl der '9er' muss mit der Anzahl der Ziffern in Ihren Dokumenten übereinstimmen (z. B. wenn Ihre Rechnung 2019001 ist, würden Sie 9999999 eingeben).
- Entsperrte Dokumente und Gesperrte Dokumente - Wählen Sie aus, ob Sie entsperrte oder gesperrte Dokumente oder beides exportieren möchten. Sie können Dokumente in Zedonk sperren, um zu verhindern, dass Benutzer weitere Änderungen vornehmen.
- Geändert am oder nach - Fügen Sie einen Datumsfilter hinzu, um nur Dokumente zu exportieren, die am oder nach einem bestimmten Datum erstellt oder geändert wurden. Dies ist ein nützliches Werkzeug zur Abstimmung mit den Umsatzsteuereinreichungsdaten oder Jahresendeeinreichungen, da es mit den Sperrdaten in Ihrem Xero-Konto übereinstimmen kann.
- Speichern - Um Ihre Auswahl nicht wiederholen zu müssen und sicherzustellen, dass das letzte ausgewählte Datum sichtbar ist, speichern Sie Ihre Exporteinstellungen.
Klicken Sie auf [Synchronisieren]
Beispiel
In diesem Beispiel sind die Exporteinstellungen so eingestellt, dass gesperrte und entsperrte Rechnungen synchronisiert werden, die am oder nach dem 1. Oktober 2016 erstellt oder geändert wurden.
Überprüfen Sie die Ergebnisse, die erfolgreiche Einträge anzeigen.
Wenn Sie auf Fehlermeldungen stoßen, lesen Sie diesen Artikel.
Inaktive Datensätze werden nicht exportiert:
In Xero haben Sie jetzt eine Rechnung
- Artikelcode - Generischer Produktname, den Sie in den Xero Connector Konfigurationseinstellungen eingegeben haben
- Beschreibung - Zusammenfassung der Anzahl der Produkte auf der Rechnung/Gutschrift
- Konto - Nominalkontoname, den Sie in den Xero Connector Konfigurationseinstellungen eingegeben haben
- Steuersatz - bestätigt den Steuersatz gemäß der Rechnung
- Tracking-Option 1 - Tracking-Option 1 ist in den Xero Connector Konfigurationseinstellungen definiert
- Tracking-Option 2 - Tracking-Option 2 ist in den Xero Connector Konfigurationseinstellungen definiert
- PDF - PDF der Rechnung/Gutschrift, hochgeladen von Zedonk
- Fälligkeitsdatum - Dieses Feld wird ausgefüllt, wenn Sie ein 'Zahlungsfälligkeitsdatum' auf der Rechnung in Zedonk eingegeben haben